Geschäftsjahr definitiv abschliessen im oneStart

Mit dem definitiven Geschäftsjahresabschluss wird das Geschäftsjahr endgültig abgeschlossen, es werden alle enthaltenen Buchungen mit einem Schreibschutz versehen und das «Aktuelle Geschäftsjahr» in den Dossiereinstellungen zum «Vorjahr» gewechselt. Damit wird die Periode endgültig gesperrt, es lassen sich im Vorjahr keine Buchungen mehr tätigen.

Bitte beachten Sie, dass folgende Arbeiten abgeschlossen sein müssen, bevor der Geschäftsjahreswechsel durchgeführt wird:

  • Alle Buchungen für das Geschäftsjahr sind erstellt

  • Es sind alle MwSt.-Abrechnungen des Geschäftsjahres abgeschlossen

  • Der Valutaausgleich wurde durchgeführt (bei Fremdwährungen)

  • Die Buchhaltung wurde auf Differenzen/Unstimmigkeiten überprüft

  • Der Gewinn wurde verbucht (kann sonst auch noch im Assistenten gemacht werden)

  • Es wurden alle wichtigen Auswertungen ausgedruckt (kann auch noch im Assistenten gemacht werden)

Nun können Sie mit dem definitiven Abschluss des Geschäftsjahres beginnen:

Wählen Sie im Menü «Extras» den «Geschäftsjahresabschluss»

Der Geschäftsjahresabschluss-Assistent startet. Im ersten Schritt werden das aktuelle und das nächste Geschäftsjahr angezeigt.

Klicken Sie auf «Weiter»

Im nächsten Schritt wird eine Überprüfung des Dossiers vorgenommen:

Klicken Sie anschliessend auf «Weiter». Im nächsten Schritt wird Ihnen die Möglichkeit geboten, nicht zugewiesene Kontobewegungen aus dem Bankkontoabgleich zuzuweisen.

Klicken Sie auf Weiter. Hier empfehlen wir Ihnen, falls noch nicht gemacht, die Bilanz und Erfolgsrechnung auszudrucken oder abzuspeichern.

Klicken Sie auf «Weiter»

Jetzt wird die Erfolgsrechnung abgeschlossen. Es werden alle ER-Konten auf das von Ihnen angegebene Abschlusskonto ausgebucht, sodass diese per Anfang des nächsten Geschäftsjahres wieder bei Saldo null stehen.

Hinweis: Die Standardvorgabe für das Abschlusskonto können Sie in den Dossiereinstellungen jederzeit anpassen.

Klicken Sie auf «Erfolgsrechnung abschliessen»

Eine Meldung bestätigt den erfolgreichen Abschluss.

Klicken Sie auf «OK»

Klicken Sie auf «Weiter»

Im nächsten Schritt wird Ihnen der Gewinn/Verlust des aktuellen Geschäftsjahres ausgewiesen und Sie können diesen direkt über den Button «Buchungen tätigen» mit folgenden Buchungssätzen (Standard) auf den letzten Tag des abzuschliessenden Geschäftsjahres verbuchen.

Hinweis: Falls Sie nicht den Standard-Kontenplan verwenden, besprechen Sie die Verbuchung des Gewinn oder Verlusts mit Ihrem Treuhänder.

Gewinn: 9000 – 2970 (das Konto welches Ihnen im Schritt 5 angezeigt wird)

Verlust: 2970 (das Konto welches Ihnen im Schritt 5 angezeigt wird) – 9000

 

Hier ein kleiner Tipp: Wenn Sie das Konto in den Stammdaten ändern auf 2979 dann haben Sie den Gewinn oder Verlust bereits in der Bilanz und müssen es nicht mehr vom 9000 Konto vebuchen.

Wenn Sie den Gewinn/Verlust bereits vorgängig verbucht haben, können Sie mit «Weiter» fortfahren:

Falls Sie vor dem Starten des Assistenten noch keine Auswertungen ausgedruckt hatten, drucken Sie nun die Schlussbilanz nach Gewinnverbuchung (SB II), das Buchungsjournal sowie den Kontoauszug aus und speichern alle Auswertungen zusätzlich noch als PDF Dateien ab.

Klicken Sie nun auf „Weiter“

Hier wird das Geschäftsjahr definitiv abgeschlossen

Klicken Sie auf «Geschäftsjahr abschliessen»

Eine Meldung bestätigt den erfolgreichen Abschluss.

Bestätigen Sie mit «OK» und klicken anschliessend auf «Weiter»

Das Geschäftsjahr ist jetzt erfolgreich abgeschlossen.

Nun haben Sie die Möglichkeit eine Sicherung für Ihr Archiv zu erstellen

Klicken Sie anschliessend auf Weiter

Beim letzten Schritt können Sie nun die Eröffnungsbilanz ausdrucken.
Drucken Sie die Eröffnungsbilanz aus und speichern Sie dies als PDF ab.

Klicken Sie auf «Schliessen», um den Assistenten zu beenden

Wechseln Sie ins Menü «Stammdaten» – «Dossiereinstellungen» und rufen Sie das Register «Allgemein» auf

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Lohnbuchhaltung – Jahresabschluss 2022 – Neuerungen 2023 – ONE Start

Um das Kalenderjahr in der Lohnbuchhaltung wechseln zu können, muss die letzte Lohnberechnung des vorhergehenden Jahres abgeschlossen werden (Menü Lohnbuchhaltung – Lohnberechnungen). Dabei geben Sie unter Punkt „5: Abschliessen“ im Bereich „Nächster Lohnlauf“ das Lohnlaufdatum für das nächste Kalenderjahr ein. Anschliessend klicken Sie auf die Schaltfläche „Abschliessen“.

Wenn Sie nun das Menü „Lohnberechnungen“ erneut öffnen, befinden Sie sich im neuen Kalenderjahr.

 

Lohnlauf-Warnung: Das Buchungsdatum muss innerhalb des aktuellen oder nächsten Geschäftsjahres liegen

Des öfteren kommt es beim Jahreswechsel in der Lohnbuchhaltung vor, dass die obenstehende Fehlermeldung erscheint und der Lohnlauf deshalb nicht abgeschlossen werden kann.

Dies liegt daran, dass immer nur das aktuelle Geschäftsjahr und das Folgejahr bebucht werden können. Haben Sie also das letzte Jahr in der Finanzbuchhaltung noch nicht abgeschlossen, in unserem Fall das Geschäftsjahr 2021, können Sie das nächste Geschäftsjahr, also 2023, nicht bebuchen.

In welchem Geschäftsjahr Sie sich befinden, sehen Sie im Menü Stammdaten – Dossiereinstellungen im Register „Allgemein“.

Damit Sie eine Lohnberechnung für das Jahr 2023 eröffnen können, muss in der Finanzbuchhaltung zuerst das Geschäftsjahr 2021 abgeschlossen werden.

Dies ist in einer separaten Anleitung beschrieben.

Jahresendauswertungen für die Versicherungen

In der Lohnbuchhaltung besteht der Jahresabschluss darin, dass man die Jahresendauswertungen kontrolliert und den jeweiligen Institutionen via ELM übermittelt. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

Falls die Funktion «Neu» über Lohnbuchhaltung-Online Übermittlung bei Ihnen nicht verfügbar ist, finden Sie hier eine Anleitung.

Die Jahresendauswertungen als PDF finden Sie alle unter dem Menü Auswertungen – Lohnbuchhaltung – Jahresendauswertung. Das Lohnkonto ist die Grundlage für Ihre Kontrolle.

Gesetzliche Änderungen

Arbeitslosenversicherung: Solidaritätsprozent fällt per 1. Januar 2023 weg

Seit 2011 wird auf hohen Lohnbestandteilen ein sogenanntes Solidaritätsprozent als Beitrag zur Entschuldung der Arbeitslosenversicherung erhoben. Die finanzielle Situation der Arbeitslosenversicherung sollte sich per Ende 2022 soweit erholt haben, dass das Solidaritätsprozent ab 2023 automatisch per Gesetz wegfällt. Dies trägt im aktuellen wirtschaftlichen Umfeld zur Entlastung der Unternehmungen bei.

Änderungen vornehmen

Haben Sie die aktuelle Programmversion 2022.04 installiert, ist keine manuelle Anpassung nötig. Der ALV2-Abzug wird automatisch bei allen Mitarbeitern auf «Nicht pflichtig» geändert, sobald der erste Lohnlauf für das Jahr 2023 eröffnet wird.

Arbeiten Sie mit einer älteren Version, erfassen Sie im Personalstamm (Lohnbuchhaltung – Mitarbeiter) vor dem Januarlohnlauf einen neuen ALV2-Abzug ab 1.1.2023 mit der Abzugsart «Nicht pflichtig».

Änderung der BVG Grenzbeträge per 1.1.2023

Bei den nachfolgenden Beträgen handelt es sich um jährliche Grenzen.

Minimal versicherter Lohn: 3’675.-

Maximal versicherter Lohn: 88’200.-

Eintrittsschwelle BVG: 22’050.-

Koordinationsabzug BVG: 25’725.-

 

Änderungen vornehmen

Öffnen Sie das Menü Stammdaten – Lohn – Abzüge.

Setzen Sie den BVG-Abzug auf Benutzerdefiniert und passen Sie die Grenzbeträge an.

Dies ist wichtig, wenn Sie prozentuale BVG-Abzüge berechnen. Erfassen Sie den BVG-Abzug im Personalstamm als fixen Frankenbetrag, haben diese Grenzbeträge keinen Einfluss auf die Berechnung.

 

Erwerbsersatzentschädigung (EO)

Die maximale Entschädigung pro Tag bei Mutter- oder Vaterschaftsurlaub wird per 1.1.2023 auf CHF 220.- erhöht.

 

Änderungen vornehmen

Öffnen Sie das Menü Stammdaten – Lohn – Firmenzusatzdaten.

Markieren Sie die Zeile «max. Tagesansatz Mutter-/Vaterschaftsentschädigung» und klicken Sie auf den Button Ändern.

Passen Sie den maximalen Tagesansatz auf 220.00 an und bestätigen dies mit OK.

Quellensteuertarife

Die Quellensteuertarife werden automatisch aktualisiert wenn Sie sich im Abrechnungsjahr 2023 befinden. Sie müssen keine Änderungen vornehmen (ausser Sie rechnen mit manuellen Fixabzügen aus dem Personalstamm anstatt mit den Tabellen).

Damit die Quellensteuertarife automatisch aktualisiert werden, muss unter Datei – Optionen – Einstellungen – Personal – Automatische Quellensteuer-Tabellen die Funktion aktiviert sein. Dies ist standardmässig der Fall.

Falls Sie die Tarife nicht automatisch aktualisieren können, weil Ihr Computer nicht am Internet angeschlossen ist, finden Sie diese auf unserem ftp-Server: https://ftpch.infoniqa.com/SUPPORT/Sage_Start_Sage_100/Lohnbuchhaltung/QST/

Die benötigten Tabellen können Sie dort herunterladen und auf Ihrem Computer einfügen unter C:\ProgramData\Sage\Common data\Qst

Kinder- und Ausbildungszulagen aktualisieren

Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrer Familienausgleichskasse, ob Veränderungen anstehen. Weitere Informationen zu den Familienzulagen finden Sie hier

Änderungen der Kinderzulagentarife 2023 müssen manuell vor dem Januarlohnlauf unter  Stammdaten, Lohn, FAK-Tabelle pro Kanton hinterlegt werden.

Sozialversicherungsabzüge ändern

Es gibt Abzüge, die sich je nach Firma und Versicherungspolice individuell ändern können.

Öffnen Sie das Menü Stammdaten – Lohn – Abzüge.

Nehmen Sie je nach Bedarf Änderungen bei folgenden Abzügen vor: KTG, UVG, UVGZ, FAK (dies ist der Arbeitgeberbeitrag, welcher an die Familienausgleichskasse entrichtet werden muss) sowie VWK (Verwaltungskostenbeitrag der Ausgleichskasse).

Die nötigen Angaben bringen Sie bei Ihrer Versicherung / Ausgleichskasse in Erfahrung.

Aktive und passive Rechnungsabgrenzung

Transitorische Aktiven – aktive Rechnungsabgrenzung

Aufwand und Ertrag sollte in der Rechnungsperiode verbucht werden in der diese auch betriebswirtschaftlicher Sicht auch anfallen. Auf der einen Seite sollen nur die Aufwände und Erträge in der Erfolgsrechnung sein, welche wirklich auch nur in diese Periode gehört. Mit der aktiven Rechnungsabgrenzung hat die Buchhaltung ein Instrument zur Hand, mit dem sie nicht periodengerechte Beträge dem korrekten Geschäftsjahr zuzuweisen.

Transitorische Passiven – passive Rechnungsabgrenzung

Der Jahresabschluss sollte eine möglichst unverfälschte Abbildung des geschäftlichen Erfolgs einer Unternehmung darstellen. Die gesetzlichen Vorschriften und auch Interesse von anderen juristischen Personen sowie dem Staat aussagekräftige Informationen über die finanziellen Lage bereitzustellen. Auf der anderen Seite liegt es auch an der Unternehmung selber dass die Buchführung korrekt geführt wird und die finanzielle Lage des Unternehmens bekannt ist. Die Schlussbilanz würde die Aussagekraft verlieren wenn die transitorischen Konten nicht vorhanden wäre. Der Gewinn oder der Verlust wäre somit nicht aussagekräftig.

Unterscheid zwischen aktiver und passiver Rechnungsabgrenzung

Die transitorischen Aktiven dienen dazu die erwirtschafteten Gewinne vor einer Schlechterstellung des alten Jahres zu bewahren ist es die Aufgabe der transitorischen Passiven eine Schlechterstellung des neuen Jahres zu bewahren.

Es existieren zwei Anwendungsfälle, in welchen diese transitorischen Buchungen zur Anwendung kommen. Der eine Fall betrifft Aufwendungen, welche eindeutig in einem anderen Jahr verursacht wurden, beim zweiten Fall handelt es sich um Erträge, welche einem anderen Jahr „gehören“.

Transitorische Buchungen brauchen die Erfolgsrechnung

Um transitorischen Buchungen zu tätigen wird eine Erfolgsrechnung benötigt, dass heisst das gegen Konto der transitorischen Buchung ist immer aus der Erfolgsrechnung. Denn die transitorischen Buchungen sind nicht dazu da um Schulden abzubauen oder Vermögen zu bilden. Diese Buchungsart dient dazu Aufwand oder Ertrag über die Bilanz in die neue Periode zu übertragen.

Was sind periodengerecht verbuchen Aufwände und Erträge?

Grundsätzlich ist es einfach die Zuordnung der Aufwände und Erträge periodengerecht zuzuweisen, jedoch ist das Theorie. Klar ist das der Aufwand und oder Ertrag in der Periode gebucht wird in der dieser anfällt. In der Praxis scheint das nicht immer klar zu sein oder gestaltet sich das ganze schwieriger. Ein Bsp. Waren oder Dienstleistungen werden bezogen aber die Rechnung wird erst im Folgejahr vom Lieferanten gesendet, vor allem wenn der Rechnungsbetrag nicht klar ist muss dieser geschätzt werden. Umgekehrt verhält es sich auch so, es wird ein Ertrag verbucht aber die Leistung wird es im nächsten Jahr erbracht.

Verbuchung von Erträgen

Erträge welche beim Jahresabschluss noch nicht in der Erfolgsrechnung sind, wird die Korrektur mithilfe eines anderslautender Buchungssätze vorgenommen. Ist zum Zeitpunkt der Jahresabschlusses die Rechnung für bereits erbracht Lieferungen noch nicht erstellt so lautet der Buchungssatz „Transitorische Aktiven an Warenertrag“. Mit dieser Buchung werden dem Konto der Warenertrag des abzuschliessenden Rechnungszeitraums und der Betrag für diese Leistung gutgeschrieben, als wäre die Rechnungsstellung bereits erfolgt. Die Erfolgsrechnung ist nun vollständig. Beim Erstellen der Eröffnungsbilanz erfolgt die Rückbuchung, mit der die Buchhaltung diesen Betrag in die linke Seite des Kontos Warenertrag überträgt. Dies wirkt sich ertragsmindernd aus und sorgt dafür, dass das Konto des Warenertrags von Beginn an einen negativen Wert aufweist. Wird nun im neuen Geschäftsjahr die Rechnung mithilfe des Buchungssatzes „Debitoren an Warenertrag“ erstellt, so hat diese Buchung keine Auswirkungen auf die Erfolgsrechnung und erhöht folglich nicht den Gewinn der neuen Geschäftsperiode, da sie durch die vorangegangene Rückbuchung neutralisiert wird.

Verbuchung von Aufwänden

Die Miete der Büroräumlichkeiten wir per Bank im Dezember vor dem Jahresabschluss bezahlt, obwohl die Miete erst im Januar des folgenden Jahres fällig ist, so lauten die Buchungssätze „Mietaufwand an Bank“ und „Transitorische Aktiven an Mietaufwand“. Da Aufwandskonten immer auf der linken Seite zunehmen und dementsprechend auf der rechten Seite abnehmen, wird das Konto Mietaufwand durch den zweiten Buchungssatz nachträglich wieder entlastet. Der Mietaufwand wird folglich neutralisiert und die erste Buchung mindert nicht mehr den Gewinn der abzuschliessenden Rechnungsperiode. Im neuen Geschäftsjahr wird sodann der Inhalt des transitorischen Kontos wieder auf das entsprechende Aufwandskonto übertragen. Der Mietaufwand entfaltet nun seine gewinnmindernde Wirkung im neuen Geschäftsjahr, er ist dort angekommen, wo er hingehört. Möglich ist auch, dass nicht der ganze Betrag in die neue Rechnungsperiode übertragen werden muss, sondern nur ein Teil davon. Dies wäre im Fall der Büromiete beispielsweise dann gegeben, wenn die gesamte Miete für ein Jahr im Voraus bezahlt würde. Geschieht dies nicht im Monat Januar, so betrifft die Jahresmiete zwangsläufig zwei Rechnungsperioden. Die Mietkosten müssen dann unter Zuhilfenahme transitorischer Buchungen auf diese beiden Geschäftsjahre anteilsmässig verteilt werden.

Bereinigung der Schlussrechnung mit den transitorischen Passiven

Damit die Jahresrechnung bereinigt werden kann um die nicht korrekte periodengerecht verbuchten Aufwendungen und Erträge. Wie können diese Geschäftsvorfälle verbucht werden. Dazu gibt es die transitorischen Konten in der Bilanz, damit können die Aufwände entlastet werden und die Erträge auch.

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Was ist ein CRM und warum ein CRM?

Eine CRM-Software hilft Kundendaten zu speichern, alle Interaktionen im Blick zu behalten und Follow-ups besser zu planen. Soweit die Definition von CRM. Eine CRM-Software kann aber noch viel mehr – darunter Kontakte in Gruppen einteilen, Berichte erstellen, E-Mails versenden, E-Marketing Kampagnen ausführen und Vertriebsprozesse automatisieren.

Die Geschäftswelt wird immer globaler und der Wettbewerb immer intensiver. Je besser das Unternehmen die Bedürfnisse und Wünsche seiner Kunden versteht, desto mehr langjährige Kunden gewinnt man. Ein CRM-System hilft dabei, indem es alle Kundenhistorien und ‑präferenzen, alle aktuellen und potentiellen Geschäftsabschlüsse, alle E-Mails, Notizen und Leads sowie alle geplanten und früheren Termine – kurz gesagt, alle relevanten Informationen, die benötigt werden – in einer praktischen Benutzeroberfläche zusammenführt. Dies bietet Vertriebsteams und Geschäftsinhabern zahlreiche Vorteile: Sie können besser informiert auf Kundenanfragen reagieren, sich sicher sein, keine Termine mehr zu verpassen, gezielte Marketingstrategien entwickeln und – was am wichtigsten ist – langfristige Beziehungen zu ihren Kunden aufbauen.

Die Vorteile einer CRM-Software

  • Umfassenderes Kontaktmanagement
  • Erinnerungen und Nachverfolgung von Tätigkeiten
  • Nachverfolgung von Verkaufschancen und Vertriebsmanagement
  • Berichte und Dashboards
  • E-Marketing Kampagnen (Newsletterversand mit Überwachung des Verhaltens auf der Empfängerseite)

Egal, ob im Vertrieb, Marketing oder Kundenservice tätig ist, ob man ein Unternehmen leitet oder Einzelunternehmer ist– eine CRM-Software hilft, langfristige Beziehungen zu Kunden aufzubauen und vor allem zu pflegen.


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Webshop, ja oder nein?

Erreichen Sie alle Ihre Kunden? Heute ist es wichtiger denn je seine Produkte Online zu präsentieren und dem Kunden wie im Geschäft einen einfachen Zugang zu seinen Produkten zu gewähren. Webshop mit integriertem ERP System zwischen Artikelverwaltung und Webshop? Reduzieren Sie den Aufwand und konzentrieren Sie sich auf Ihre Kunden.

5 Punkte warum es einen Webshop braucht.

1. E-Commerce ist eine wachsende Industrie:
Diese Tatsache beruht auf Statistiken. E-Commerce wächst jährlich und als Geschäftsführer ist es wichtig Trends im Auge zu behalten. Wichtig ist es auch auf den Märkten präsent zu sein, wo Wachstum möglich ist und wo die Kunden sind.
E-Commerce ist ein Geschäftsmodell sowohl für neue Unternehmer als auch für diejenigen, die ihr bestehendes Geschäft erweitern möchten. Das Timing für E-Commerce ist perfekt.

2. Es ist einfach, einen Webshop zu erstellen:
Auf dem Markt gibt es eine breite Palette von Plattformen für Webshops. Die Plattformen machen es einfacher einen Webshop aufzubauen und diesen auch zu warten.
Prozesse von der Lagerverwaltung, Bestellung und automatischen Abgleich Artikel Daten und Preise sind nicht zu unterschätzen.
Je nach Grösse und Bedarf des Unternehmens stehen auch viele Optionen zur Auswahl. All dies bedeutet, dass auch Anfänger und kleine Unternehmen ihre eigenen Webshops ohne grosse finanzielle Investitionen starten können.

3. Leute kaufen online:
Kunden kaufen online, ein Geschäft ohne Kunden kann schnell schliessen, das gilt auch für den Onlineshop. Die Statistiken zeigen es deutlich, dass sich der Einkauf vom Geschäft zum Webshop verschiebt.
Tatsache ist, dass jüngere Menschen den Online-Einkauf bevorzugen. Unternehmen sollten diese Trends nicht verschlafen, sondern sich der Herausforderung stellen, wenn der Erfolg nicht ausbleiben soll. Einen eigenen Onlineshop zu erstellen, ist man der Konkurrenz von Anfang an einen Schritt voraus.

4. Einfachere Kundengewinnung
Viele Menschen kaufen nicht nur Online, so haben Webshop Betreiber viele Möglichkeiten potenzielle Kunden zu erreichen und in Kunden zu verwandeln. Internet Marketing bietet enorme Möglichkeiten für Geschäfte.
Potenzielle Kunden können über die verschiedenen Kanäle leicht identifiziert werden und über die verschiedenen Kanäle erreicht werden. Ob Webseiten, Facebook, Instagram usw. Lassen Sie die Plattformen und den Webshop für sich arbeiten. Das Feedback der Potenziellen Kunden hilft auch das Angebot und Dienstleistungen zu verbessern, was Kunden wünschen wird so schneller in Erfahrung gebracht.

5. Automatisierter Verkaufsprozess
Webshop-Lösungen bieten die Möglichkeit, Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit dem Verkauf zu automatisieren.
– Anbindung an ERP System, Abgleich der Artikel Daten und Lagerdaten
– Anbindung an die Buchhaltung, einfachere und schnellere Erstellung der Verkaufszahlen
– Marketing mit Newsletter und Information der Kunden direkt aus dem CRM
– Kunden Pflege
Im E-Commerce macht die Webseite und der Webshop das Geschäft aus, je einfacher und übersichtlicher die Auslage, der Text verständlich und erklärend. Diese beiden sind wie eine gute Beratung im Geschäft. Ein Webshop gibt die Möglichkeit das eigene Zeit Budget besser aufzuteilen und sich auch auf andere Dinge des Geschäfts zu konzentrieren.

Unser Fazit

Online Business und – Shopping bietet für Unternehmen neue Möglichkeiten. Es war noch nie so einfach einen Profitablen Webshop zu erstellen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass eine Einführung eines Online Shops einfach und erfolgreich wird. Strategie, Planung und Budget sind wie bei allen Projekten ein Muss.

Wir helfen Ihnen bei der Entwicklung vom Verkauf, Einkauf und der Finanzbuchhaltung eine Strategie für Ihren Webshop zu entwickeln und den Betrieb zu realisieren. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung.

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Ablösung Einzahlungsscheine: Jetzt umstellen auf QR-Rechnung

Per 30. September 2022 nimmt PostFinance die heutigen Einzahlungsscheine vom Markt. Für Unternehmen, die noch nicht auf die Nachfolgeprodukte QR-Rechnung oder eBill umgestellt haben, gibt es jetzt Handlungsbedarf.

PostFinance hat das Enddatum der heutigen roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine auf den 30. September 2022 festgelegt. Sie unterstützt damit die Digitalisierung des Zahlungsverkehrs und die entsprechenden Nachfolgeprodukte QR-Rechnung sowie eBill. Die roten und orangen Einzahlungsscheine werden somit für alle Schweizer Bankkunden definitiv abgelöst. Unternehmen sind jetzt gefordert, sofern sie noch nicht umgestellt haben. Zu beachten ist insbesondere auch der Versand von sämtlichen Zahlungsbelegen am Jahresanfang, z.B. für Ratenzahlungen mit Zahlungszielen nach dem Enddatum. Hier erhöht sich der Handlungsdruck zusätzlich, weil die Umstellung auf die QR-Rechnung schon Anfang 2022 erfolgt sein muss.

Handlungsbedarf für Rechnungssteller mit Hard- und Software-Lösungen

Der Zahlungsverkehr und insbesondere die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung von Rechnungsstellern mit Hard- und Software-Lösungen müssen rechtzeitig umgestellt werden. Unternehmen, die sich bis heute noch nicht mit der Umstellung befasst haben, wird empfohlen, umgehend ihre Bank und ihren Softwarepartner zu kontaktieren. Diese leisten Unterstützung bei den erforderlichen Planungs- und Umstellungsarbeiten auf die QR-Rechnung bzw. eBill. Ist die Infrastruktur erst einmal angepasst, verläuft der ganze Fakturierungs- und Zahlungsprozess deutlich effizienter. Zudem profitieren Unternehmen von erweiterten Cash-Management-Optionen.

Vorteile der Rechnungsstellung mit QR-Rechnung und eBill

  • Mehr Effizienz in der Administration, weil der Prozess der Rechnungsstellung und des Zahlungsverkehrs automatisiert wird.
  • Vereinfachter Zahlungsabgleich, weil weniger manueller Aufwand anfällt. 
  • Weniger Fehler, weil alle Zahlungsinformationen elektronisch übermittelt werden. 
  • Geringerer Arbeitsaufwand, weil die Bestellung vorbedruckter Einzahlungsscheine wegfällt. 
  • Weniger oder gar kein Papierverbrauch. 
  • Unternehmen haben die Wahl zwischen der QR-Rechnung und eBill – auch eine Kombination beider Lösungen ist möglich – je nach Bedürfnis des Unternehmens und der Kunden.

Die QR-Rechnung – die Evolution des Einzahlungsscheins

Direkte Nachfolgerin der Einzahlungsscheine ist die QR-Rechnung. Sie kann gedruckt oder digital ausgestellt werden und besteht weiterhin aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Der Swiss QR-Code in der Mitte des Zahlteils enthält sämtliche Informationen, die auf der Rechnung auch in Textform ersichtlich sind. Rechnungsempfänger können bereits heute die Vorteile der QR-Rechnung nutzen und digital bezahlen. Die Schweizer Finanzinstitute haben ihre Mobile- und E-Banking-Lösungen entsprechend angepasst, damit Rechnungsempfänger ihre QR-Rechnungen bequem einscannen und zahlen können – ganz gleich, ob als Privatperson oder als Unternehmen. Die QR-Rechnung kann auch in den Poststellen verwendet und per Zahlungsauftrag im Couvert an die Bank versandt werden.

Vorteile für QR-Rechnungssteller

  • Druck von Rechnungen inklusive Zahlteil und Empfangsschein direkt auf weissem, perforiertem Papier – vorgedruckte Belege werden nicht mehr benötigt.
  • Die QR-Rechnung kann auch papierlos gestellt werden.
  • Einfachere und schnellere Rechnungsstellung in CHF und EUR direkt in der Fakturierungslösung ohne ESR- bzw. BESR-Vereinbarung.
  • Eine bestehende ESR-Referenz kann Eins-zu-eins übernommen und als QR-Referenz weiterverwendet werden, immer in Kombination mit einer QR-IBAN.
  • Die «Structured Creditor Reference» (SCOR) vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung in der Debitorenbuchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer. Sie kann in Kombination mit der IBAN sowohl in der Schweiz als auch international genutzt werden.
  • Zahlungseingänge werden vollautomatisch verarbeitet. 

eBill – die digitale Rechnung für die Schweiz

eBill geht deutlich weiter als die QR-Rechnung und ermöglicht bereits heute ein nahtloses digitales Bezahlen in der Schweiz: Rechnungssteller senden Rechnungen direkt und sicher ins E- und M-Banking ihrer Kunden. Diese prüfen alle Angaben online und können die Rechnung per Knopfdruck zur Zahlung freigeben. Rechnungssteller reduzieren ihren Aufwand und profitieren von zuverlässigen Zahlungseingängen – und behalten ausserdem die Kontrolle über den Rechnungsprozess.

Vorteile für eBill-Rechnungssteller

  • Rechnungsstellung, Versand und Zahlung sind komplett digitalisiert und werden automatisch verarbeitet – Unternehmen sind damit bereits für die Zukunft gerüstet.
  • Reduktion von Papieraufwand im Rechnungswesen auf ein Minimum (Schonung von Ressourcen und Umwelt). 
  • Pünktlicherer Geldeingang. Zahlungseingänge werden automatisch verarbeitet.
  • eBill entspricht dem heutigen Kundenbedürfnis und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Die Digitalisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs

Mit der Entwicklung und Markteinführung der neuen QR-Rechnung sowie eBill digitalisiert der Finanzplatz Schweiz den Schweizer Zahlungsverkehr. Die QR-Rechnung trägt ebenso wie eBill den gestiegenen Anforderungen von Compliance und Automatisierungsprozessen Rechnung und unterstützt die Digitalisierung. Dies bringt allen Marktteilnehmern und der gesamten Schweizer Volkswirtschaft Vorteile.

Für weitere Informationen zur QR-Rechnung und eBill wenden sich Rechnungsempfänger an ihre Bank. Rechnungssteller und Unternehmen mit Hard- und Software-Lösungen kontaktieren ebenfalls ihre Bank und/oder ihren Softwarepartner.

Weiterführende Informationen zur Rechnungsstellung finden Sie hier:

Unternehmen haben Handlungsbedarf mehrheitlich erkannt

Gemäss den neusten Umfrageergebnissen des Forschungsinstituts gfs.bern wissen 93 % der befragten Unternehmen von der Umstellungspflicht. Die von April bis Mai im Auftrag von SIX durchgeführte Befragung zeigt zudem: Wer schon jetzt auf die volldigitale Lösung eBill umgestellt hat, sieht darin einen Nutzen sowohl für das Unternehmen als auch für die eigenen Kundinnen und Kunden.

Erfahren Sie mehr über den Stand der Umstellung auf die QR-Rechnung im Blogbeitrag von SIX: https://www.six-group.com/de/blog/2021/payment-slips-are-being-discontinued.html

Quelle Treuhandswiss

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